Contoh Surat Pramuka, Pengertian, Fungsi dan Administrasi Gerakan Pramuka
1. Pengertian, fungsi, dan penggolongan
administrasi gerakan pramuka.
a. Pengertian
Adminstrasi Administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang
berhubungan dengan proses tulis menulis /ketatausahaan. Menurut KBBI,
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.
b. Fungsi
Administrasi Admnistrasi berfungsi :
1)
Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua
pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.
2)
Sebagai
pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi
Gerakan Pramuka.
c. Penggolongan
Administrasi Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis
menulis, maka di golongkan sebagai berikut :
1)
Catatan
2)
Laporan
3)
Perencanaan, rencana dan program
4)
Keputusan
5)
Surat
menyurat
2. Surat menyurat dalam gerakan pramuka
Surat
adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain. Surat menyurat adalah
kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari
adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau
perubahan-perubahan.
Cara
penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
a.
Nomor urut surat keluar
b.
Kode Kwartir
c.
Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh = 003/02.157-02.158 – C
003 =
Nomor urut surat keluar\
02.157-02.158 =
Nomor Gudep
C =
Kegiatan
Distribusi
pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada
maupun tembusan. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
a.
Kepala surat, yang terdiri dari :
1)
Nama organisasi/kesatuan
2)
Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
3)
Nomor
4)
Klasifikasi (sifat)
5)
Lampiran
6)
Perihal/Hal
7)
Alamat
8)
u.p (untuk perhatian), apabila perlu
b.
Isi surat, terdiri dari :
1)
Pendahuluan
2)
Uraian/maksud
3)
Kalimat penutup
c.
Penutup surat, terdiri dari :
1)
Nama Jabatan
2)
Tanda Tangan
3)
Nama Pejabat
4)
Cap atau stempel
5)
Tembusan
Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
a.
SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau
beritaberita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya
dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas
itu.
b.
SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang
dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada
pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang
diberi wewenang meneliti.
3. Macam-macam buku administrasi pramuka
a. Buku
Administrasi
Gudep hendaknya
menyelenggarakan buku-buku administrasi sesuai dengan ketentuan Petunjuk
Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka Nomor: 041 Tahun 1995. Pada garis
besarnya administrasi yang ada di Gudep antara lain meliputi:
1)
Permintaan Pendaftaran Anggota untuk Peserta
Didik(Pramuka Siaga dan Penggalang)
2)
Surat Pernyataan Kesiapan Menjadi Anggota
Gerakan Pramuka (Bagi Pramuka Penegak dan Pandega)
3)
Formulir Pendaftaran Anggota Gerakan Pramuka
4)
Daftar Induk Anggota Gerakan Pramuka Gugs depan
5)
Daftar Inventaris Gugus depan
6)
Buku Tamu Gugus depan
7)
Laporan Semester Data dan Kegiatan Gugus depan
8)
Catatan Peristiwa-Peristiwa Penting
9)
Program Kerja Tahunan Gugus depan
10)
Catatan Pribadi Anggota Gerakan Pramuka
11)
Program Kerja 4 Bulan Perindukan Siaga
12)
Program Kerja 4 Bulan Pasukan Penggalang
13)
Program Kerja Ambalan Penegak
14)
Program Kerja Racana Pandega
15)
Program Latihan Mingguan
b. Perindukan
Siaga
1)
Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku
ini dapat dijadikan satu buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)
2)
Buku Tabungan
3)
Buku Acara Latihan
4)
Buku Catatan Rapat (Notulen)
5)
Buku Inventaris
6)
Buku Log (yang berisi tentang catatan peristiwa-peristiwa
yang mengesankan yang pernah dialami oleh satuan)
7)
Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan
pengeluarannya)
8)
Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan
hasil observasi watak peserta didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan kekurangan
yang ada pada setiap peserta didik).
c. Pasukan
Penggalang
1)
Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku
ini dapat dijadikan satu buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)
2)
Buku Tabungan
3)
Buku Acara Latihan
4)
Buku Catatan Rapat (Notulen)
5)
Buku Inventaris
6)
Buku Log (yang berisi tentang catatan
peristiwaperistiwa yang mengesankan yang pernah dialami oleh satuan)
7)
Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan
pengeluarannya)
8)
Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan
hasil observasi watak peserta didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan
kekurangan yang ada pada setiap peserta didik).
9)
Buku Upacara Pelantikan
10)
Buku Renungan
11)
Buku Adat Istiadat Pasukan
d. Ambalan
Penegak
1)
Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku
ini dapat dijadikan satu buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)
2)
Buku Tabungan
3)
Buku Acara Latihan
4)
Buku Catatan Rapat (Notulen)
5)
Buku Inventaris
6)
Buku Log (yang berisi tentang catatan
peristiwa-peristiwa yang mengesankan yang pernah dialami oleh satuan)
7)
Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan
pengeluarannya)
8)
Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan
hasil observasi watak peserta didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan
kekurangan yang ada pada setiap peserta didik).
9)
Buku Upacara Pelantikan
10)
Buku Renungan Jiwa
11)
Buku Adat Istiadat Ambalan Adapun tentang buku
catatan pribadi ini merupakan buku yang harus dirahasiakan oleh pembina. Kalau
karena sesuatu hal pembina itu pindah atau tidak lagi membina pada satuan itu,
buku catatan itu diserahkan kepada pembina yang menggantikannya yang juga harus
merahasiakan buku ini.
Contoh surat keluar peminjaman
tenda
GERAKAN PRAMUKA
SMK N XX
TERBANGGI BESAR
GUGUS DEPAN
LAMPUNG TENGAH
(no gugus depan)
AMBALAN
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor :
TANGGAL
Hal : xx
Kepada Yth :
Kakak Pembina dari Sekolah : . . . . . . . . . . . . . .
.
Di
Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Salam Pramuka,
Dengan ini kami beritahukan
kepada kakak bahwa Gugus depan 00.00.00.000.000 gerakan
PRAMUKA XXXXX akan mengadakan Perkemahan Pelantikan Tamu Penegak untuk
seluruh siswa/i tingkat X, Maka kami mohon kiranya agar kakak dapat meminjamkan
tenda kepada siswa/i kami.
Nama :
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kelas :
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hari :
Sabtu - Minggu
Tanggal :
Tempat :
Demikian Surat ini kami buat dengan sebenar-benarnya.
Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Mengetahui:
Ketua
Ambalan, Sekretaris
XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX
Nis Nis
Pembina
Gugus Depan,
XXXXXXXXXX
NIP. __________
