Contoh Surat Pramuka, Pengertian, Fungsi dan Administrasi Gerakan Pramuka

Contoh Surat Pramuka, Pengertian, Fungsi dan Administrasi Gerakan Pramuka

1.       Pengertian, fungsi, dan penggolongan administrasi gerakan pramuka.

a.       Pengertian Adminstrasi Administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis /ketatausahaan. Menurut KBBI, Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.

b.      Fungsi Administrasi Admnistrasi berfungsi :

1)      Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.

2)       Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.

c.       Penggolongan Administrasi Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :

1)      Catatan

2)      Laporan

3)      Perencanaan, rencana dan program

4)      Keputusan

5)       Surat menyurat

 

2.       Surat menyurat dalam gerakan pramuka

Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :

a.       Nomor urut surat keluar

b.      Kode Kwartir

c.       Kode Bidang / Gugus Depan

Contoh                         = 003/02.157-02.158 – C

003                                = Nomor urut surat keluar\

02.157-02.158            = Nomor Gudep

C                                     = Kegiatan

Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

a.       Kepala surat, yang terdiri dari :

1)      Nama organisasi/kesatuan

2)      Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

3)      Nomor

4)      Klasifikasi (sifat)

5)      Lampiran

6)      Perihal/Hal

7)      Alamat

8)      u.p (untuk perhatian), apabila perlu

b.      Isi surat, terdiri dari :

1)      Pendahuluan

2)      Uraian/maksud

3)      Kalimat penutup

c.       Penutup surat, terdiri dari :

1)      Nama Jabatan

2)      Tanda Tangan

3)      Nama Pejabat

4)      Cap atau stempel

5)      Tembusan

Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

a.       SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau beritaberita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.

b.      SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

3.       Macam-macam buku administrasi pramuka

a.       Buku Administrasi

Gudep hendaknya menyelenggarakan buku-buku administrasi sesuai dengan ketentuan Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka Nomor: 041 Tahun 1995. Pada garis besarnya administrasi yang ada di Gudep antara lain meliputi:

1)      Permintaan Pendaftaran Anggota untuk Peserta Didik(Pramuka Siaga dan Penggalang)

2)      Surat Pernyataan Kesiapan Menjadi Anggota Gerakan Pramuka (Bagi Pramuka Penegak dan Pandega)

3)      Formulir Pendaftaran Anggota Gerakan Pramuka

4)      Daftar Induk Anggota Gerakan Pramuka Gugs depan

5)      Daftar Inventaris Gugus depan

6)      Buku Tamu Gugus depan

7)      Laporan Semester Data dan Kegiatan Gugus depan

8)      Catatan Peristiwa-Peristiwa Penting

9)      Program Kerja Tahunan Gugus depan

10)   Catatan Pribadi Anggota Gerakan Pramuka

11)   Program Kerja 4 Bulan Perindukan Siaga

12)   Program Kerja 4 Bulan Pasukan Penggalang

13)   Program Kerja Ambalan Penegak

14)   Program Kerja Racana Pandega

15)   Program Latihan Mingguan

b.      Perindukan Siaga

1)      Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku ini dapat dijadikan satu buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)

2)      Buku Tabungan

3)      Buku Acara Latihan

4)      Buku Catatan Rapat (Notulen)

5)      Buku Inventaris

6)      Buku Log (yang berisi tentang catatan peristiwa-peristiwa yang mengesankan yang pernah dialami oleh satuan)

7)      Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan pengeluarannya)

8)      Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan hasil observasi watak peserta didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan kekurangan yang ada pada setiap peserta didik).

c.       Pasukan Penggalang

1)      Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku ini dapat dijadikan satu buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)

2)      Buku Tabungan

3)      Buku Acara Latihan

4)      Buku Catatan Rapat (Notulen)

5)      Buku Inventaris

6)      Buku Log (yang berisi tentang catatan peristiwaperistiwa yang mengesankan yang pernah dialami oleh satuan)

7)      Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan pengeluarannya)  

8)      Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan hasil observasi watak peserta didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan kekurangan yang ada pada setiap peserta didik).

9)      Buku Upacara Pelantikan

10)   Buku Renungan

11)   Buku Adat Istiadat Pasukan

d.      Ambalan Penegak

1)      Buku Presensi dan Buku Iuran (kedua macam buku ini dapat dijadikan satu buku, tetapi boleh juga dijadikan dua macam buku)

2)      Buku Tabungan

3)      Buku Acara Latihan

4)      Buku Catatan Rapat (Notulen)

5)      Buku Inventaris

6)      Buku Log (yang berisi tentang catatan peristiwa-peristiwa yang mengesankan yang pernah dialami oleh satuan)

7)      Buku Kas (catatan tentang pemasukan uang dan pengeluarannya)

8)      Buku Catatan Pribadi (berisi tentang bahan-bahan hasil observasi watak peserta didik, hal-hal yang istimewa, kebaikan dan kekurangan yang ada pada setiap peserta didik).

9)      Buku Upacara Pelantikan

10)   Buku Renungan Jiwa

11)   Buku Adat Istiadat Ambalan Adapun tentang buku catatan pribadi ini merupakan buku yang harus dirahasiakan oleh pembina. Kalau karena sesuatu hal pembina itu pindah atau tidak lagi membina pada satuan itu, buku catatan itu diserahkan kepada pembina yang menggantikannya yang juga harus merahasiakan buku ini.

Contoh surat keluar peminjaman tenda

                    GERAKAN PRAMUKA

                                    SMK N XX TERBANGGI BESAR

                           GUGUS DEPAN LAMPUNG TENGAH

(no gugus depan)

AMBALAN

Alamat

 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor     :                                                                                                          TANGGAL

Hal           : xx

 

Kepada Yth :                                                                                         

Kakak Pembina dari Sekolah : . . . . . . . . . . . . . . .

Di Tempat

 

Assalamualaikum Wr. Wb.

Salam Pramuka,

Dengan ini kami beritahukan kepada kakak bahwa Gugus depan 00.00.00.000.000 gerakan PRAMUKA XXXXX akan mengadakan Perkemahan Pelantikan Tamu Penegak untuk seluruh siswa/i tingkat X, Maka kami mohon kiranya agar kakak dapat meminjamkan tenda kepada siswa/i kami.

 

Nama               : . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kelas               : . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

Hari                 : Sabtu - Minggu

Tanggal           :

Tempat            :

Demikian Surat ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

 

 

Mengetahui:

  Ketua Ambalan,                                                                                   Sekretaris

 

 

 

XXXXXXXXXX                                                                             XXXXXXXXXX

Nis                                                                                                     Nis

 

 

 

Pembina Gugus Depan,

 

 

 

XXXXXXXXXX

NIP. __________

 

 

 

Baca Juga